Exceso de personal en la organización – manejo del tiempo

Las organizaciones con el tiempo y el exito van acumulando más y más colaboradores en todas sus áreas llegando a niveles como si fuera una piramide que se va engordando en su base de manera desproporcionada. En toda la jerarquia de la organización encontramos lideres que en todo momento ven en la contratación de personal una solución a sus bajos resultados ya sea para vender más, prestar un mejor servicio, ganar un campeonato o simplemente recolectar fondos para una fundación.

Cambian los lideres, estos ejecutivos que van por las empresas dejando sus resultados y tambien este personal que algún día se contrato para algo y quedan establecidos de por vida.

Como resultado de esta explosión de exceso de personal encontramos muchos signos vitales en mal estado entre los cuales se encuentra la pérdida de tiempo que vamos a análizar en este blog.

Pensemos en una empresa en la cual hay 5 personas en un call center atendiendo llamadas de clientes solicitando servicios. Porque 5? hay algún analisis estadistico? no! es que el jefe que habia antes dijo que eran 5. Este departamento tiene una alta rotación en su personal en la que llegan a rotar los 5 en un solo mes y se han buscado las siguientes soluciones:

• Mezclar hombres y mujeres ya que antes habian solo mujeres
• Mejorar ergonomicamente los puestos de trabajo
• Contratar solo hombres
• Capacitar con charlas de motivación, servicio y espiritualidad.
• Se les han dado uniformes más comodos
• Se les han hecho ofertas de bonos por resultados.

Entre otras ….

Tienen en comun estas personas que pasan gran parte de su tiempo donde el jefe quejandose de sus compañeros por todos los motivos imaginables, tambien se registran gran numero de llamadas personales en sus equipos y registran tiempos considerables navegando en internet y usando chats o mensajeria instantanea.

Una primera conclusión de acuerdo a esto es que tienen tiempos libres en los cuales buscan actividades a realizar.

Indagando más a fondo encontramos que comienzan a colisionar unos con otros en su espacio de trabajo por más que no necesitan tener un trabajo en equipo que necesiten al otro. Se presentan problemas por relaciones interpersonales, problemas economicos cuando se prestan dinero unos a otros, intercambian parejas, se venden cosas, juegan cartas y apuestan.

Cuando se presentan estos grupos con excesos de tiempos estamos enfrente de un problema de clima organizacional el cual se ve alterado por las actividades que se dan en este tiempo. Si tenemos a este personal ocupado haciendo su trabajo nos ahorramos tiempo escuchando sus historias o resolviendo problemas ajenos. La otra opción es tener el personal necesario para la labor que necesitamos se ejecute.

Jack Welch en su libro Winning habla de los Valores:

“Un valor que tenia el Banco Número Uno era: “Luchamos por prestar servicios a un coste muy bajo a través de operaciones valiosas y eficaces”. Algunas de las pautas prescritas eran las siguientes:

• Menos es más
• Eliminar la burocracia
• Reducir los desperdicios sin descanso
• Las operaciones deben ser rápidas y sencillas
• Valorar el tiempo de los demas.
• Invertir en infraestructuras
• Nosotros somos los que debemos conocer mejor nuestro negocio. No necesitamos asesores para que nos digan qué tenemos que hacer.”