Fundamentos de la codificación de barras

Cada vez que un ser humano tenga que identificar objetos, registrar información en una base de datos para mantener un sistema que nos ayude a manejar cierta información, las probabilidades de error  son altas y el tiempo que se emplea aumenta con la frecuencia de actualización de estos datos.

Mientras menos se necesite de la intervención humana para las tareas mecánicas y operativas como son identificar artículos, registrar información y hacer seguimiento de datos, más oportunos y exactos serán los registros capturados. El tema que nos trae hoy blog-top.com con este artículo sobre la codificación de barras es una valiosa herramienta para capturar datos con rapidez y seguridad de precisión.

La codificación de barras es un método de lectura óptica para lograr la identificación automática de la información. Depende de una luz visible o invisible que se refleja en un dibujo impreso. Las barras o áreas oscuras en el interior del dibujo absorben la luz, y los espacios o áreas intermedios la reflejan. La absorción y la reflexión contrastante las capta un aparato que “lee” el dibujo reflejado y descodifica la información.

La codificación de barras no es el único método automatizado para identificar inventarios. Otros métodos son la lectura óptica de caracteres, la visión por maquina, la banda magnética, la onda acústica superficial y las etiquetas de radiofrecuencia.

Los sistemas de código de barras están conformados por lo general por tres componentes:  el código en sí, el (o los) aparato(s) de lectura y la impresora.

Elementos del símbolo del código de barras

La “simbología” o lenguaje de un código de barras tiene un alfabeto fijo compuesto de diversos patrones de barras oscuras y espacios de luz intermedios, junto con reglas para su presentación.

Existen muchos tipos de códigos de barras, no todos los cuales son símbolos lineales que se encuentran más comúnmente en el mundo del control de inventarios.

Aspecto de patrones de tipos comunes de códigos de barras unidimensionales y lineales:

Aspecto de patrones de tipos comunes de códigos de barras bidimensionales:

Actualmente, los códigos de barras lineales son los más usados para el control general de inventarios.

Contabilidad de inventarios

Como se avalúa un inventario

Existen 5 métodos comunes para este avalúo:

1. Primeros en entrar, primeros en salir (FIFO, por las siglas de su nombre en inglés, First-in, First-out).

Este método nos indica que las primeras mercancías que se compraron serán las primeras que se utilizaran o se venderán, independiente del momento real de su utilización.

1. Últimos en entrar, primeros en salir (LIFO, por las siglas de su nombre en inglés, Last-in, First-out).

Este Método consiste en que las mercancías compradas o adquiridas más recientemente son las primeras que se utilizan o venden, independientemente del momento real de su utilización o venta. Como los artículos que se acaban de comprar suelen costar más que aquellos que se adquirieron en el pasado, este método establece una mejor correspondencia entre los costos corrientes y los ingresos corrientes.

1. Método del costo promedio.

Este método de avalúo de inventarios identifica el valor del inventario y el costo de las mercancías vendidas mediante el cálculo del costo unitario promedio de todas las mercancías disponibles para la venta durante un periodo de tiempo dado. Este método de avalúo presume que el inventario final esta formado por todas las mercancías disponibles para la venta.

1. Método de costo específico (también Método de costo real)

Este método de avalúo de inventarios presume que la organización puede rastrear el costo real de un articulo que entra, se encuentra o sale de sus instalaciones. Dicha capacidad permite asignar el costo real del un artículo dado a producción o a ventas. El costeo específico generalmente solo lo emplean compañías con sofisticados sistemas de computo y se reserva para artículos de alto valor, como obras de arte u objetos fabricados por encargo.

1. Método de costo estándar

Este método de avalúo de inventarios suelen utilizarlo las empresas manufactureras para proporcionar a todos sus departamentos un valor uniforme de cada artículo durante todo un año dado. El método consiste en un calculo aproximado basado en los costos y gastos conocidos, como los costos históricos y cualquier cambio que se pueda prever en el futuro inmediato. No se emplea para calcular la utilidad neta real ni para efectos de impuesto sobre la renta. Es una herramienta de trabajo, más que un enfoque formal de contabilidad.

El inventario en los balances

Los balances son los estados financieros que nos muestran la situación de una empresa en un momento determinado. Proporciona la información para la ecuación básica de la contabilidad: Activos = Pasivos + Patrimonio.  Es decir, los activos son los recursos de los que dispone una compañía, mientras que los pasivos y el patrimonio constituyen la forma en que se financian tales recursos.

Los activos pueden estar representados en forma de dinero u otros artículos que tengan valor monetario, incluidos los inventarios.  Los activos se componen de:

1. Activos corrientes:  Activos que existen en forma de dinero en efectivo o son fácilmente convertibles en dinero dentro del plazo de un año, como las cuentas por cobrar, los títulos valores y el inventario.
2. Activos de más largo plazo: Tales como las inversiones
3. Activos fijos: Propiedades, planta y equipos
4. Activos intangibles: Patentes, derechos de autor y el good will

Los pasivos representan los valores adeudados a los acreedores (deudas, cuentas por pagar, impuestos por pagar, leasing)

  El patrimonio representa la propiedad o los derechos sobre los activos de la compañía, acciones, capital e ingresos retenidos.

  El inventario en el estado de resultados

  El estado de resultados es un informe financiero que nos muestra los ingresos de una compañía (ventas), sus gastos y las utilidades resultantes. El estado de resultados cubre un periodo dado. El  costo de mercancías vendidas es el renglón del estado de resultados que refleja el costo del inventario que sale de la empresa.

  El valor de las mercancías que no se venden está representado en los balances por la cifra del inventario final, calculada como:

  Al vender o utilizar el inventario y obtener ingresos por ello, se resta del ingreso el costo de los artículos. El resultado es la utilidad bruta.

El Término F. O. B  “Free on Board”

  Articulo 2-319 del Código Único de Comercio de los Estados Unidos

1. A menos que se acuerde otra cosa, el término “F. O. B”, que significa “Free on board” (“franco a bordo”) en un lugar determinado, aunque se emplea solamente en relación con el precio declarado, es un término de entrega según el cual:
   1. Cuando el término F.O.B se aplica al lugar de embarque, el vendedor debe embarcar las mercancías en ese lugar del modo establecido en este articulo y asumir los costos y riesgos de ponerlo en poder del transportador; o
   2. Cuando el término F.O.B se aplica al lugar de destino el vendedor debe, por su propia cuenta y riesgo, transportar las mercancías a dicho lugar y allí hacer entrega de ellas del modo establecido en este artículo

El literal a. se trata del F.O.B de origen, y significa que el título pasa al comprador cuando las mercancías se entregan al transportador. El riesgo de pérdida mientras el producto se encuentra en tránsito pasa entonces al comprador. Cuando este recibe aviso de que el embarque se ha realizado, las mercancías suelen pasar a figurar como parte del inventario total del comprador. El inventario en tránsito adquiere ahora vida en el papel dentro del sistema del comprador, aunque no se encuentre aún en sus instalaciones. Los compradores adquieren el F.O.B de origen con el fin de controlar los métodos de embarque, los tiempos y los costos.

  El literal b. se trata del F.O.B de destino, y significa que el titulo y el riesgo de perdida mientras las mercancías están en tránsito permanecen en manos del vendedor hasta cuando el producto llegue al muelle del comprador y sea aceptado. A menos que el sistema del comprador refleje los artículos en tránsito, las mercancías no tienen vida real ni en el papel dentro del sistema.