Home » Archive by category "Management" (Page 11)

Estilo de trabajo en una empresa Sueca

“Ya voy para 18 años desde que ingresé en la Volvo, una empresa sueca. Trabajar con ellos es una convivencia muy interesante. Cualquier proyecto aquí demora dos años para concretarse, aunque la idea sea brillante y simple. Es una regla.

Los procesos globalizados causan en casi todos (brasileños, argentinos, colombianos, peruanos, venezolanos, mexicanos, australianos, asiáticos, etc.) una ansiedad generalizada en la búsqueda de resultados inmediatos. Nuestro sentido de la urgencia no surte efecto dentro de los plazos lentos de los suecos.

Los suecos debaten, debaten, realizan “n” reuniones, ponderaciones, etc.

¡Y trabajan! con un esquema más bien “slowdown”. Lo mejor es constatar que, al final, esto acaba siempre dando resultados en el tiempo de ellos (los suecos) ya que conjugando la madurez de la necesidad con la tecnología apropiada, es muy poco lo que se pierde por aquí en Suecia.

1. Suecia es del tamaño del estado de Sao Paulo (Brasil).

2. Suecia tiene tan sólo dos millones de habitantes.

3. La ciudad más grande, Estocolmo, tiene apenas 500.000 habitantes (compare con Curitiba, Brasil, donde existen dos millones de habitantes; o tan sólo Mar del Plata, Argentina, ciudad balnearia, donde casi un millón de personas viven permanentemente, o Rosario, Argentina, con tres millones).

4. Empresas de capital sueco: Volvo, Skandia, Ericsson, Electrolux, ABB, Nokia, Nobel Biocare , etc. Nada mal, ¿no? Para tener una idea de la importancia de ellas basta mencionar que Volvo es la que fabrica los motores propulsores para los cohetes de la NASA.

Los suecos pueden estar equivocados, pero son ellos quienes pagan mi salario. Por ahora, menciono especialmente que no conozco un pueblo, como pueblo mismo, que posea más cultura colectiva que los suecos.

Voy a contarles una historia corta, sólo para darles una idea:

La primera vez que fui para Suecia, en 1990, uno de mis colegas suecos me recogía del hotel todas las mañanas. Estábamos en el mes de septiembre, algo de frío y nevisca.

Llegábamos temprano a la Volvo y él estacionaba el auto muy lejos de la puerta de entrada (son 2000 empleados que van en coche a la empresa). El primer día no hice comentario alguno, tampoco el segundo, o el tercero.

En los días siguientes, ya con un poco más de confianza, una mañana le pregunté a mi colega:
“¿Tienen ustedes lugar fijo para estacionar aquí?, pues noté que llegamos temprano, con el estacionamiento vacío y dejaste el coche al final de todo…”.

Y él me respondió simplemente:
“Es que como llegamos temprano tenemos tiempo para caminar, y quien llega más tarde, ya va a llegar retrasado y es mejor que encuentre lugar más cerca de la puerta. ¿No te parece?”

Imaginen la cara que puse. Y con ella fue suficiente para que yo revisara en profundidad todos mis conceptos anteriores.

Llego por email, agradecimientos a su autor en Volvo.

Gerencia moderna

 

Sugerimos este ciclo redundante de todas y cada una de las divisiones de apoyo para la gerencia moderna en torno al flujo de trabajo en cualquier organización.

Es un cliclo que todo administrador debe tener en la cabeza y pensar la estrategia sin olvidar ninguno de ellos ya que como en todo ciclo todos necesitar ir al mismo ritmo para poder funcionar, como en un sistema de engranajes… si un piñon no funciona o si no esta bien engrasado, el sistema se puede detener o funcionar con dificultad. 

ciclo gerencia moderna

 Flujo de trabajo

Esta compuesto por:

Procesos: Es la actividad que recibe una entradas, les realiza una actividad especifica, y los convierte en resultados. Viene a nuestra cabeza ese viejo y conocido dibujo en el cual hay una flechas entrando a un cuadro, este cuadro se llama proceso, y flechas saliendo del cuadro diciendo salidas. En ingenieria industrial es muy comun hablar de entradas o materias primas, en el plano editorial hablamos de información y en todos los campos tenemos entradas de todos tipo. Esta actividad especifica es el corazon de toda organización y es su razón de ser y por la cual debe competir para obtener su mayor especialización.

ISO 9000

Es el estandar de calidad más conocido y visto en el blog sistemas de calidad iso-9000 

Logistica de compras y ventas

Es parte importante vital del funcionamiento y nos da la oportunidad de entender el principio y fin de la cadena.

Factor humano

El factor más valioso y de los más dificiles de conseguir. Hay que valorarlo por su caracter de humano y por respeto a la vida. Durante mucho tiempo tenemos empleados a los cuales les enseñamos nuestro negocio, capacitamos y sin darnos cuenta maduran con la empresa. Nadie es imprescindible, dicen por ahi, pero retenerlos es una muy buena experiencia cuando la persona lo amerita. No esperemos a que un empleado nos manifieste que quiera irse para tratar de retenerlo, esto se puede y debe hacer mediante reconocimientos y valorando su trabajo a lo largo de su vida laboral bajo nuestra gerencia.

En el punto de apoyo de factor humano encontramos divisiones como son: La capacitación, las competencias y la promoción.

Manejo de relaciones con el cliente

Sobre todo en esta gran red de redes vemos muy frecuentemente las letras “C.R.M” del inglés Customer, relationship, management. Es lo que años atras veiamos en mercadeo pero mucho mas orientado hacia la información.

En los sistemas de manejo de relaciones con el cliente encontramos tres actividades de apoyo que miran siempre hacia el gran objetivo que es mover el flujo del proceso. Estas tres ramas son: Servicios, Centro de llamadas y la segmentación del mercado.

Toda la información recolectada con estos sistemas ayuda a conocer mejor el clientes, ofrecerles los servicios en los que esta interesado, atender sus llamadas rapidamente y catalogar los clientes de acuerdo a preferencias, regiones, sexo, ingresos entre muchas opciones.

Comercio Electrónico

Pueden ver un blog sobre este tema el cual ha jalonado impresionantemente la forma de hacer negocios en el mundo.

Entre las tareas de apoyo encontramos: Catalogos en línea, logistica y la tienda web.

Es sin duda el integrante de este ciclo más reciente y en la medida en que se entienda y aterrice mejor podemos ahorrar mucho en inversión e ir a la fija para usar este factor de exito que a todos nos involucra dia a dia. Va de la mano con el sistema de manejo de relaciones con el cliente y bien aprovechado abre muchas puertas y afianza los valores de las marcas.

EL CICLO PHVA PLANEAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR

 

 

La utilización continua del PHVA nos brinda una solución que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participación de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa.

CICLO PHVA

PLANEAR
Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
1. Identificar servicios
2. Identificar clientes
3. Identificar requerimientos de los clientes (5.2)
4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones (7.1)
5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo) (7.5)
6. Identificar y seleccionar los parámetros de medición (8.1)
7. Determinar la capacidad del proceso (8.2.3, 8.2.4)
8. Identificar con quien compararse (benchmarks) (5.1 de ISO 9004)

HACER
Implementación de los procesos.

Identificar oportunidades de mejora (8.5)

Desarrollo del plan piloto

Implementar las mejoras

VERIFICAR
Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados.

Evaluar la efectividad (8.2, 8.5.2)

ACTUAR
Tomar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.
1. Institucionalizar la mejora y-o volver al paso de Hacer (5.6)

APLICANDO EL PHVA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS, TENEMOS:
La definición de la red de procesos, la política de calidad y los objetivos, se define el Representante de Gerencia, y el aseguramiento de los procesos.

En el Hacer se hace la implementación de lo definido en la planeación, es decir, toda la Organización se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodología definida.

En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditorias internas de Calidad.

En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditorias, adicionalmente se aplica la metodología para análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del día a día.

No es posible realizar con calidad una actividad, proceso, producto o servicio, si se viola alguno de los pasos del ciclo.

Podría decirse que la metodología PHVA no da lugar a fisuras en cuanto su propósito: se define una meta y dejándose llevar por la sabiduría contenida en cada etapa, se llega a cumplirla quitando del camino los obstáculos (no conformidades) que se interpongan, ya sean humanos, materiales o financieros. Si el objetivo es realista y considera las variables del entorno, entonces siguiendo la estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de éxito es mayor. No debe olvidarse que en cada paso habrá que realizar acciones tácticas y operativas para seguir adelante con dominio.

Exceso de personal en la organización – manejo del tiempo

Las organizaciones con el tiempo y el exito van acumulando más y más colaboradores en todas sus áreas llegando a niveles como si fuera una piramide que se va engordando en su base de manera desproporcionada. En toda la jerarquia de la organización encontramos lideres que en todo momento ven en la contratación de personal una solución a sus bajos resultados ya sea para vender más, prestar un mejor servicio, ganar un campeonato o simplemente recolectar fondos para una fundación.

Cambian los lideres, estos ejecutivos que van por las empresas dejando sus resultados y tambien este personal que algún día se contrato para algo y quedan establecidos de por vida.

Como resultado de esta explosión de exceso de personal encontramos muchos signos vitales en mal estado entre los cuales se encuentra la pérdida de tiempo que vamos a análizar en este blog.

Pensemos en una empresa en la cual hay 5 personas en un call center atendiendo llamadas de clientes solicitando servicios. Porque 5? hay algún analisis estadistico? no! es que el jefe que habia antes dijo que eran 5. Este departamento tiene una alta rotación en su personal en la que llegan a rotar los 5 en un solo mes y se han buscado las siguientes soluciones:

  • Mezclar hombres y mujeres ya que antes habian solo mujeres
  • Mejorar ergonomicamente los puestos de trabajo
  • Contratar solo hombres
  • Capacitar con charlas de motivación, servicio y espiritualidad.
  • Se les han dado uniformes más comodos
  • Se les han hecho ofertas de bonos por resultados.

Entre otras ….

Tienen en comun estas personas que pasan gran parte de su tiempo donde el jefe quejandose de sus compañeros por todos los motivos imaginables, tambien se registran gran numero de llamadas personales en sus equipos y registran tiempos considerables navegando en internet y usando chats o mensajeria instantanea.

Una primera conclusión de acuerdo a esto es que tienen tiempos libres en los cuales buscan actividades a realizar.

Indagando más a fondo encontramos que comienzan a colisionar unos con otros en su espacio de trabajo por más que no necesitan tener un trabajo en equipo que necesiten al otro. Se presentan problemas por relaciones interpersonales, problemas economicos cuando se prestan dinero unos a otros, intercambian parejas, se venden cosas, juegan cartas y apuestan.

Cuando se presentan estos grupos con excesos de tiempos estamos enfrente de un problema de clima organizacional el cual se ve alterado por las actividades que se dan en este tiempo. Si tenemos a este personal ocupado haciendo su trabajo nos ahorramos tiempo escuchando sus historias o resolviendo problemas ajenos. La otra opción es tener el personal necesario para la labor que necesitamos se ejecute.

Jack Welch en su libro Winning habla de los Valores:

“Un valor que tenia el Banco Número Uno era: “Luchamos por prestar servicios a un coste muy bajo a través de operaciones valiosas y eficaces”. Algunas de las pautas prescritas eran las siguientes:

  • Menos es más
  • Eliminar la burocracia
  • Reducir los desperdicios sin descanso
  • Las operaciones deben ser rápidas y sencillas
  • Valorar el tiempo de los demas.
  • Invertir en infraestructuras
  • Nosotros somos los que debemos conocer mejor nuestro negocio. No necesitamos asesores para que nos digan qué tenemos que hacer.”

Manejo del tiempo

Luego de hablar sobre “Manejo del tiempo: factor que limita su exito” la semana pasada. Traemos tres pasos importantes para aprovechar este recurso escaso.

1. Registrar el tiempo

2. Gestionar el tiempo

3. Consolidar el tiempo

Tenga muy presente que la planificación de actividades o tareas es una tarea aprendida y que estas ya sabemos cuales son. Nuestro problema ahora es asignar tiempos a estas actividades para medir la eficacia de la gestión. Planificamos nuestro tiempo. 

Registrar el tiempo

Lo que no se mide no cuenta decia un viejo sabio. El primer paso para una acción eficaz es registrar el empleo real del tiempo. Una buena planificación del trabajo abarca un período de tres a cuatro semanas. Transcurrido este tiempo, se replantea y analiza lo ocurrido y se vuelve a diseñar. No se sienta mal por borrar y comenzar de nuevo, hagalo si ni siquiera se preocupa por planificar el manejo del tiempo.

Una forma de registrar el tiempo es creando un diario de trabajo para registrar el tiempo por actividades y asi poder saber cómo lo estamos distribuyendo. Debe establecer una disciplina para revisar frecuentemente su diario del tiempo e irlo actualizando con los tiempos reales contra planeados.  Este diario puede ser una agenda que le lleve su secretario, una hoja de excel que pueda pasar a su PDA (agenda digital) o un programador diario de actividades de esos que se colocan sobre el escritorio de trabajo.

Eliminar la pérdida de tiempo

En primer lugar, deben identificarse y borrarse las actividades que no se han de realizar bajo ningún concepto

Nadie se va a dar cuenta que esta borrandolas, asegurese que actividades son una perdida de tiempo, comience por aquellas tareas que ha adoptado como suyas y que evidentemente no lo son. Esto ocurre cuando hacemos un favor y este queda matriculado de por vida para que lo hagamos.

Revisando cada actividad de su plan preguntese: ¿Qué pasaria si no hago esta tarea?

No le de miedo! si se le va la mano, pronto se lo diran. Es automatico.

Delegue actividades

Delegue en otros lo que no es necesario que haga personalmente. Esto no se ve mal ni es pereza. Simplemente esta distribuyendo actividades secundarias que otras personas podrian hacer mejor que usted. Hay tareas realmente importantes que sin el tiempo adecuado no podria atender, esta es la justificación principal para delegar y no llenarse de factores distractores de una buena gestión.

Delegue a los sistemas de computo todo lo que se pueda. Aproveche al maximo las maquinas conociendolas y sabiendo que pueden hacer por usted. Lance ideas sobre nuevos desarrollos de software al departamento de tecnologia que para eso les pagan. La tecnologia le puede ayudar a revisar que las tareas delegadas se esten ejecutando y no en el olvido. Algo así como un manejador de proyectos o los difundidos sistemas de manejo de relaciones con clientes que pueden adaptarse a su entorno.

No hay que intentar ser un experto en un tema que no se domina, cada uno debe trabajar en sus puntos fuertes y buscar personas honestas que realicen el resto de las tareas necesarias. Drucker,2004

Hacer perder el tiempo a los demás

Es una sensación que siempre esta en el aire y debemos pensar y planificar muy bien cuando convocamos reuniones con otras personas para evitar hacerles perder el tiempo.

En las reuniones se debe llevar un orden y moderar para que no se salgan de los temas a tratar.

Tambien podemos hacer perder el tiempo a los demás cuando llegamos tarde a una reunión o cuando suministramos información erronea o deficiente acerca de una solicitud.

Borre todas estas actividades que no sean relevantes para los demas y un buen ejercicio es pedir una retroalimentación de las actividades grupales para volverlas eficientes y muy productivas para todos.

Elimine las actividades que sean el resultado de una mala gestión del pasado

Generalmente son crisis recurrentes que atacamos en todos los circulos de calidad y que dia a dia se repiten. Una crisis que se presenta una segunda vez es una crisis que no se debe presentar jamás!. Una crisis recurrente debe preverse y por lo tanto evitarse o estar preparados para esta. De las experiencias pasadas se levanta un informe o análisis del caso en el cual se examina todo lo ocurrido y se presenta a los colaboradores con el fin de instruirlos y evitar que caigan en los mismos errores. Esto se presenta a fin de año con los inventarios, en el futbol, el amor etc.

Para estas crisis recurrentes redacte un plan de acción que tenga como base el análisis del suceso y asigne la aplicación de este a la persona adecuada en la organización. Hagale seguimiento periodicamente y tengalo a la mano para los nuevos integrantes del equipo.